1. Analiza postului de muncă

Fişa postului este un document care conţine principalele cerinţe pe care trebuie să le îndeplinească persoană care ocupă un anumit post, astfel încât această să atingă scopul pentru care acel post există.

Fişa postului cuprinde următoarele elemente:

• denumirea postului;
• scopul principal al postului;
• atribuţiile;
• cerinţele specifice ale postului (studiile, vechimea, aptitudinile, deprinderile, calităţile necesare);
• relaţiile cu alte posturi (ierarhice, funcţionale, de cooperare, de reprezentare);
• data întocmirii;
• semnătura directorului, a şefului ierarhic salariatului.

Rolul fişei postului:

 Reguli de bază care trebuie avute în vedere la întocmirea fișei postului:

* descrierea activităților trebuie să fie completă, concretă și exactă;

* trebuie să fie evitate formulările vagi, generale, commune altor posturi;

*descrierea trebuie să include performanțele de atins în cadrul fiecărei activități;

* trebuie să se ia în considerare pregătirea de specialitate, evitând descrierea de activități similare pentru posturile care necesită specializări diferite;

* responsabilitatea întocmirii/modificării/completării fișei postului revine șefului ierarhic al titularului postului;

* fișa postului se întocmește în două exemplare: unul se înmânează salariatului, iar celălalt se păstrează la dosarul angajatului

2. Etape premergătoare angajării

Încadrarea în muncă se realizează în raport cu nevoile unităţii, pe bază verificării aptitudinilor şi pregătirii profesionale (prin probă practică, examen, concurs ori termen de încercare). Termenul de încercare este de cel mult 15 zile, iar pentru funcţiile de conducere de cel mult 90 de zile.

CĂUTAREA UNUI LOC DE MUNCĂ este o activitate minuţioasă şi necesită timp. Trebuie identificate locurile de muncă adecvate personalităţii solicitantului şi firmele care oferă aceste locuri de muncă. Această acţiune se poate face :

* pe cont propriu, solicitantul informandu-se din pliantele de prezentare ale firmelor, din presă, Pagini Naţionale sau întrebându-şi prietenii, părinţii, cunoştinţele;

* printr-o agenţie de plasare;

* prin instituţii specializate ale statului.

 Contactarea firmei/instituției se poate face:

* telefonic

* prin intermediul unei scrisori

* în mod direct

După identificarea unei firme care are locuri de muncă interesante se trimite o scrisoare de prezentare și un curriculum vitae.

SCRISOAREA DE INTENȚIE: oferă o prezentare-sumară, dar semnificativă-a solicitantului, care îi poate ajută pe cei ce vor angajă să-l cunoască. Această poate fi trimisă în urmă unui anunţ publicitar, în urmă unei recomandări sau în alte contexte. Trebuie să fie concise şi concepută într-o formă de adresare directă. Nu trebuie să conţină informaţiile din C.V., dar nici să între în contradicţie cu ele. De asemenea trebuie adresată totdeauna unei personae anume (director de personal, specialist în recrutare etc.) şi trebuie să conţină: modul în care s-a aflat de postul vacant, menţionarea postului pentru care se candidează, menţionarea motivelor pentru care s-a ales firmă respective, menţionarea motivelor pentru care se doreşte schimbarea locului de muncă.

Elementele Scrisorii de intenție:

1. Identificarea: identificarea cât mai completă a expeditorului și a destinatarului

2. Introducerea: în introducere trebuie să te identifici, să expui motivul care te-a determinat să trimiția ceastă scrisoare de intenție, să precizezi clar postul vizat și sursa din care ai aflat de disponibilitatea postului respectiv

3. Cuprinsul: în cel mult două paragrafe trebuie să-i atragi atenția angajatorului și să-i stârnești curiozitatea. În cuprins trebuie  să motivezi ce te-a determinat să aplici pentru această poziție și care sunt competențele și experiența ta care corespund profilului solicitat. Încearcă să fii cât mai succint și să nu exagerezi. Nu repeta informațiile existente deja în CV, formulează fraze concise și încearcă  să folosești un limbaj profesional

4. Încheierea: în ultimul paragraf formulează concluziile și arată-ți disponibilitatea pentru o viitoare întrevedere. Nu uita să mulțumești destinatarului pentru atenția acordată și încheie folosind o formulă profesională, neutră: „Cu considerație, „; „Cu stimă, „; „Cu respect, „, etc.

CURRICULUM VITAE

Reguli de întocmire a CV-ului:

• Trebuie să fie scurt și concis (maximum două pagini);
• Să nu aibă greșeli de ortografie;
• Se întocmește pe hârtie albă și de calitate;
• Trebuie să fie impecabil bătut la mașină sau redactat pe calculator;
• Nu trebuie să fie foto-copiat;
• Trebuie trimis cât mai repede posibil după aflarea informației de angajare.

Conținutul CV-ului:

• Numele și prenumele
• Adresă și telefonul de contactat
• Obiectivul (postul pentru care se candidează)
• Studiile
• Experiență profesională
• Abilități și deprinderi
• Limbi străine cunoscute și nivelul de cunoaștere
• Cunoștințe de utilizare a calculatorului
• Realizări profesionale
• Hobby-uri
• Recomandări

Toate acestea vor fi menționate în funcție de postul pentru care se candidează, de specificul firmei și de alte detalii legate de situația în care se prezintă candidatură de angajare. Dacă C.V.-ul trezește interesul celui care angajează, atunci solicitantul va fi invitat la un interviu.

INTERVIUL DE ANGAJARE : este o conversație care se poartă cu diferiți oameni (în funcții de conducere în firmă/instituția respectivă) despre abilitățile profesionale, depre motivația de a lucra în firmă respectivă, depre pretențiile salariale ale solicitantului etc. La interviu candidatul trebuie să arate că știe să comunice, să evite capcanele sau întrebările încuietoare, să arate că este persoană potrivită pentru postul respectiv.

Greșeli ce pot să apăra în cadrul interviului

Greşeli legate de răspunsurile la întrebări:

• Să răspunzi hotărât şi concis “NU”.

Greşeli legate de mentalitate şi tact:

• Să afişezi o atitudine rece sau una de “macho”, mai ales dacă eşti intervievat de o persoană de sex feminin, sau să fii prea timidă sau să încerci să cochetezi (în cazul în care o persoană de sex feminin este intervievată de un bărbat);
• Să te comporţi şi să vorbeşti dezordonat, mai ales dacă persoană care te întreabă ceva sugerează ordina şi disciplină;
• Să fumezi şi să mesteci gumă în timpul interviului;
• Să nu fii punctual, să nu saluţi;

 Greşeli legate de îmbrăcăminte:

• Să ai o ţinută neadecvata şi neîngrijită, fără gust. Așadar prezintă-te la interviu într-un mod impecabil. Nu lasă nimic la întâmplare, orivce neglijenţă te îndepărtează de postul dorit.

SCRISOAREA DE MULȚUMIRE: pentru sporirea şanselor de angajare este indicat că după interviu să fie trimisă o scrisoare de mulţumire. Scrisoare de mulţumire te diferenţiază în mod avantajos de ceilalţi condidati care n-au timp sau nu ştiu că este bine să o trimită.

Argumentele ar fi :

• este o dovadă de bună educaţie să-i mulţumeşti unei persoane pentru timpul dedicat;
• scrisoare de mulţumire dovedeşte capacitatea ta de a comunică în mod adecvat împrejurărilor;
• scrisoarea de mulţumire îi reaminteşte intervievatorului despre persoană ta, poate chiar în momentul când va trebui să ia o decizie;
• te va diferenţia în mod avantajos de ceilalţi candidaţi care nu au timp sau nu ştiu că este bine să o trimită.

Scrisoarea de mulţumire trebuie adresată persoanei (persoanelor) care a(u) intervievat. Dacă nu se cunoaşte numele complet sau ortografia corectă a numelui, se telefoneaza la firmă/instituţia respectivă şi se întreabă. Dacă întâlnirea are loc cu mai multe persoane, atunci se trimite o singură scrisoare de mulţumire persoanei cele mai important

3. Strategia recrutării-selecției-angajării personalului

Recrutarea personalului are rolul de a cauta şi găsi candidaţi pentru posturile de lucru ale întreprinderii, dintre care vor fi selectate cele mai potrivite personae care să răspundă cerinţelor acestora.

Recrutarea personalului, de care depinde calitatea resurselor umane ale unei întreprinderi, cuprinde următoarele etape:

• Stabilirea necesarului de personal-sunt analizate natură şi specificul activităţilor (timp de lucru, cheltuieli etc.)
• Definirea profilului postului-sunt analizate cerinţele fiecărui post, urmărindu-se o concordanţă a acestora cu posibilităţile de realizare a lor.
• Stabilirea surselor de recrutare-pot fi avute în vedere sursele interne sau externe, acestea trebuind să aibă informaţii numeroase şi de calitate.
• Selecţia pe bază metodelor ştiinţifice (teste, probe practice, activitate anterioară), decizia de selecţie luându-se pe bază rezultatelor obţinute.
• Întocmirea formalităţilor de angajare-pe bază legislaţiei în vigoare, prin încheierea unor contracte (colective, individuale) de muncă.
• Integrarea şi controlul modului în care s-a realizat integrarea noului angajat-întâlniri, prezentări, observare directă, indicatorii productivităţii.

Întreprinderea trebuia să aibă rol activ pe piaţă muncii pentru a provocă candidaturi cît mai numeroase dintre care să le poată selecţiona pe cele mai bune.

Metodele de prospectare a pieţei muncii sunt numeroase şi trebuie adaptate specificului calificării mâinii de lucru. Printre acestea pot fi enumerate:

• afişarea la poartă întreprinderii a posturilor de lucru vacanţe;
• formularea unor anunţuri în presă generală (centrală şi locală) şi de specialitate;
• recrutarea pentru anumite posturi a personalului deja existent în întreprindere.

Selecţia personalului = ansamblul proceselor prin care se aleg angajaţii ce întrunesc calităţile, cunoştinţele, deprinderile şi aptitudinile necesare realizării obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor specifice anumitor posturi.

Selecţia este o activitate concretă desfăşurată de conducere sau în numele ei, ori de câte ori se pune problemă de a alege între două persoane, pentru ocuparea unui post de muncă.

Selecţia are drept scop realizarea unui echilibru în relaţiile dintre piaţă muncii şi întreprindere, dintre om şi profesie, dintre om şi locul de muncă, echilibru care să ducă la realizarea eficientă a acestuia printr-o solicitare normală a posibilităţilor umane.

Selecţia are că finalitate angajarea, care se bazeaya pe patru elemente:

• Studiile-atestate de documente (diplome, certificate etc.);
• Vechimea în activitate;
• Natură postului anterior;
• Calităţile, cunoştinţele, deprinderile, aptitudinile persoanei angajate.

 Tipuri de selecţie:

Empirică-când se foloseşte de către un personal cu experienţă, care utilizează criterii exterioare:aspect, impresie, relaţii etc.

Ştiinţifică – când se realizează o analiză obiectivă a concordanţei dintre caracteristicile profesiunii şi posibilităţile de ordin fizic, psihic şi informaţional pe care le prezintă persoană.

Pentru că selecţia ştiinţifică să fie cât mai roguroasa, sunt folosite următoarele metode:

• Completarea de formulare
• Discuţii
• Referinţe
• Probe practice
• Teste: -profesionale (măsoară cunoştinţele şi aptitudinile profesionale)

                        -de performanţă (măsoară abilitatea, concentrarea, efortul etc.)

Încadrarea propriu-zisă a angajaţilor are loc pe bază unei comunicări scrise din partea întreprinderii (scrisoare de angajare), urmată de perfectarea contractului de muncă prin care se precizează data angajării, locul de muncă, postul de lucru, salarizarea, obligaţiile şi răspunderea părţilor. Primirea noului salariat are un rol important în asigurarea integrării acestuia în firmă.

Noţiuni teoretice 

Salariul din firma de exerciţiu reprezintă suma de bani virtuală ce revine unui angajat (salariat) pentru munca prestată.  Angajatul în firma de exerciţiu este încadrat, pe baza unui contract individual de muncă pe perioadă determinată.

În firma de exerciţiu, angajaţii încheie contract de muncă pentru trei ore/săptămână (ore aferente laboratorului alocat metodei de predare firmă de exerciţiu), pe perioadă determinată, aferentă unui an şcolar. 

SALARIU BRUT = SALARIU REALIZAT+ SPORURI + INDEMNIZAŢII 

În firma de exerciţiu utilizăm noţiunea de salariu negociat. 

SALARIU BRUT = SALARIU REALIZAT 

DOCUMENTE UTILIZATE ÎN DECONTAREA SALARIILOR: 

• Foaie colectivă de prezenţă 

• Stat de salarii 

• Notă de contabilitate 

• Fluturaşi 

• Ordin de plată 

• Extras de cont 

Din salariile brute realizate de către angajaţii firmei de exerciţiu se scad obligaţiile salariale ale angajatului şi rezultă restul de plată. Obligaţiile salariale sunt suportate de către angajat şi se plătesc de către angajator. La rândul său, angajatorul are obligaţii de plată legate de salarii către bugetul de stat.

În firma de exerciţiu nu se acordă bani în avans angajaţilor, iar aceştia nu au obligaţii sub formă de rate sau chirii. De asemenea, în firma de exerciţiu nu se lucrează cu concedii medicale şi concedii de odihnă. 

Impozitul aferent salariului obţinut se calculează prin aplicarea cotei de 10% asupra salariului impozabil, stabilit după următoarea formulă: 

VENIT IMPOZABIL DIN SALARIU = VENIT BRUT – C.A.S. – C.A.S.S.  – DEDUCEREA PERSONALĂ 

Deducerea personală se stabileşte diferenţiat, în funcţie de nivelul salariului şi de persoanele aflate în întreţinere.  

Atât salariații cât și societatea comercială trebuie să suporte anumite cheltuieli privind personalul, asigurările și protecția socială

• firma reține de la salariați contribuțiile și apoi le virează la bugetul de asigurări sociale

• CAS (contribuția de asigurări sociale) 25 %

• CASS (contribuția de asigurări sociale de sănătate) 10 %

• impozitul pe salarii (10%)

• firma calculează contribuția sa asupra salariilor și apoi virează suma respectivă la bugetul de asigurări sociale

• contribuție asiguratorie pentru muncă 2,25%

• suma salariilor brute  

După angajare, se stabileşte nivelul recompensării adecvate a salariaţilor. Sunt stabilite salariile
considerate corecte pentru angajaţii cu anumite abilităţi şi responsabilităţi ale postului, precum şi
cele mai potrivite metode de motivare.

Evaluarea performanţelor/ rezultatelor angajaţilor reprezintă procesul de stabilire a modului
şi a măsurii în care angajaţii îşi îndeplinesc responsabilităţile ce le revin, în raport cu postul ocupat.
Criteriile de performanţă trebuie aibă următoarele caracteristici:

• să fie clar formulate;
• să fie în număr limitat;
• să fie măsurabile;
• să se aplice tuturor angajaţilor care deţin acelaşi post sau posturi similare.

Printre criteriile de performanţă putem menţiona:

• caracteristicile personale (aptitudini, comportament şi personalitate);
• adaptarea la cerinţele postului;
• competenţa (cunoştinţe pentru exercitarea atribuţiilor postului);
• capacitatea de decizie;
• spiritul de echipă;
• delegarea responsabilităţilor, antrenarea personalului;
• comunicare (receptarea şi transmiterea informaţiilor);
• orientarea către performanţă

La sfârşitul anului şcolar (sau chiar în timpul acestuia) se poate realiza rotaţia posturilor, fapt ce necesită stabilirea unor proceduri de transfer al cunoştinţelor.
Atât profesorii coordonatori, cât şi angajaţii firmei de exerciţiu cu mai multă experienţă, se vor ocupa de pregătirea noilor angajaţi din departamente, vor participa la procesul de asimilare a cunoştinţelor necesare desfăşurării activităţii.
Pentru a se asigura transferul corect şi complet al cunoştinţelor către „o nouă generaţie de angajaţi”, se pot utiliza mai multe metode şi instrumente, preluate din viaţa şi activitatea firmelor reale.

1. Prezentarea activităţii firmei din cursul anului şcolar viitorilor angajaţi. În cadrul acestor prezentări, se vizitează departamentele, se urmăreşte modul de lucru şi circuitul documentelor, se face schimb de experienţă între actualii şi viitorii angajaţi din firmă.
2. Sesiuni de instruire susţinute de către angajaţii care predau firma, cu anumite tematici: modul de desfăşurare al tranzacţiilor, primirea – arhivarea documentelor, funcţionarea programelor informatice/soft-ul de contabilitate, pregătirea participării la târguri, planul de afaceri, managementul calităţii etc.
3. Descrierea posturilor
În cadrul fiecărui departament, se va realiza o descriere schematizată dar completă a posturilor, pentru a prezenta succint activităţile şi sarcinile fiecărui angajat, în vederea transferului eficient de cunoştinţe.
4. Fişe de pregătire a personalului
Fiecare angajat va completa o fişă pentru pregătirea viitorilor colaboratori, în care se descriu sarcinile individuale, activităţile din departament, procedurile de lucru, modul de utilizare a echipamentelor electronice etc.
5. Folderul „Managementul cunoştinţelor”
În laboratorul firmelor de exerciţiu se lucrează, de regulă, în reţea, fapt ce permite accesul tuturor angajaţilor la informaţiile sistematizate în foldere şi fişiere.
Astfel, se pot organiza informaţiile privind:
• organigrama/regulamentul de organizare şi funcţionare;
• fişele/ descrierile posturilor;
• machetele formularelor şi ale documentelor (tipizate);
• descrierile proceselor economice şi financiare;
• procedurile de lucru;
• programele de învăţare.
6. Programe de învăţare
Programele de învăţare au ca scop însuşirea individuală de către angajaţi a cunoştinţelor necesare realizării sarcinilor specifice posturilor. Ele pot fi realizate de profesorul coordonator, împreună cu angajaţii firmei şi se pot referi la:
• Cum se înregistrează comenzile şi facturile de vânzare?
• Cum folosim un soft de contabilitate?
• Ce documente se folosesc în departamentul Resurse umane?
• Care sunt atribuţiile angajaţilor din departamentul Marketing?
7. Fişa de management al cunoştinţelor
Acest document conţine toate informaţiile de interes general pentru angajaţi. În el pot fi salvate: datele de identificare a firmei de exerciţiu, informaţii despre firma-mamă, adresele paginilor web importante (ROCT, ECONET), informaţii bancare, parole etc.

Rotaţia posturilor asigură:
• varietatea sarcinilor;
• reducerea monotoniei;
• excluderea rutinei;
• instruirea permanentă;
• flexibilitatea angajaţilor;
• identificarea „omului potrivit la locul potrivit”.

Se realizează astfel creşterea gradului de cunoaştere a conţinutului diferitelor posturi, valorificarea aptitudinilor individuale şi posibilitatea de înlocuire a unui angajat, când acesta lipseşte.

Rotaţia posturilor transformă „specialiştii” în „generalişti”!
Programul de rotaţie a posturilor va avea succes dacă:
• are un set de obiective clare;
• se concentrează pe competenţe cheie;
• are un sistem de măsurare a satisfacţiei;
• este orientat spre îmbunătăţire, spre performanţă.

Instrumente de lucru folosite în rotaţia posturilor, în firma de exerciţiu 
a) Plan de rotaţie succesivă a posturilor
Pentru ca rotaţia posturilor să se realizeze în condiţii optime şi să aibă eficienţa scontată (să asigure atingerea obiectivelor) este necesară elaborarea unui plan de rotaţie a posturilor de la începutul activităţii într-o firmă de exerciţiu.
b) Listă de verificare pentru rotaţia posturilor
După realizarea rotaţiei posturilor ne putem întâlni cu situaţia în care angajaţii nu pot îndeplini toate sarcinile specifice posturilor, pentru că anterior nu au fost pregătiţi suficient. Pentru a asigura o mai mare rigurozitate a procesului, se pot folosi liste de verificare pentru rotaţia posturilor/proces verbal de predare. În acest document, sunt înscrise toate măsurile de pregătire necesare şi se confirmă prin semnăturile celor două părţi implicate în proces.
c) Mapele departamentelor
Înaintea realizării rotaţiei posturilor, în cadrul fiecărui departament, se realizează o organizare a documentelor întocmite până în acel moment într-un biblioraft al departamentului, care se predă coordonatorului firmei de exerciţiu. Profesorul coordonator al firmei de exerciţiu prelucrează documentele predate, le corectează şi face observaţii privind modul de realizare a sarcinilor viitoare de lucru. Astfel, angajaţii pot şti dacă au lucrat corect, iar profesorul coordonator al firmei de exerciţiu are o imagine completă asupra activităţilor realizate.
Mapele departamentelor sunt instrumente utile de lucru, de păstrare şi transmitere a
informaţiilor între angajaţi.
d) Platformele de comunicare
Utilizarea platformelor de comunicare este recomandată în cadrul activităţii firmelor de exerciţiu, deoarece permite distribuirea sarcinilor individuale/colective de lucru, realizarea documentelor de lucru, transmiterea feedback-ului, solicitarea de instrucţiuni suplimentare, verificarea modului de îndeplinire a sarcinilor.
Activitatea de rotaţie a posturilor se va realiza de către departamentul resurse umane, împreună cu managerul firmei şi va fi coordonată de profesorul coordonator al firmei de exerciţiu.