NOȚIUNI TEORETICE
ADMINISTRAREA FIRMEI
Modulul Administrarea firmei este componentă a ofertei educaționale pentru clasa a XI-a și face parte din cultura de specialitate și pregătirea practică săptămânală, aferentă clasei a XI-a, învățământ liceal, filiera tehnologică.
Modulul are alocat un număr de 66 ore/an, conform planului de învăţământ, din care 33 ore/an laborator tehnologic prin metoda firmă de exercițiu.
Capitolul II. Înființarea unei firme de exercițiu



Un prim demers în constituirea firmei de exerciţiu este reprezentat de ideea de afaceri, care trebuie să fie atractivă, de impact şi cu rezultate deosebite, pentru ca firma să se poată impune pe piață, respectiv să fie funcțională şi profitabilă.
O analiză a firmelor autorizate de ROCT relevă domenii principale de interes economic dar şi subdomenii derivate din acestea. Ideea de afaceri este evaluată, analizată în corelare cu mediul de implementare.
Diversitatea de idei de afaceri trebuie să se caracterizare prin:
• profitabilitate;
• fezabilitate;
• atractivitate pentru ceilalţi actori de pe piaţă (furnizori, clienţi etc.);
• impact pe piaţă;
Ideea de afacere în firma de exerciţiu reprezintă punctul de plecare pentru viitorul întreprinzător. Ideea de afaceri poate apărea:
• spontan – ca urmare a impactului dintre o nevoie şi o soluție, urmând a estima resursele potenţiale;
• ca rezultat al unei analize complexe, care, pornind de la ceea ce există ca resurse (materiale, financiare, competenţă profesională şi managerială, experiență) se poate contura un mod eficient de a consuma aceste resurse;
• pentru a suplimenta oferta de pe piaţă în situaţia în care există o nevoie incomplet satisfăcută, ceea ce determină extinderea numărului de întreprinzători şi creşterea cantitativă a ofertei.
Pentru un întreprinzător este important ca estimările şi aprecierile sale legate de oportunitatea ideii de afaceri să fie cât mai aproape de realitate, pentru a fundamenta cât mai corect deciziile adoptate cu privire la produs – servicii, preţ, investiţii, resurse umane, etc
Înfiinţarea unei firme are la bază o idee de afaceri, rezultată în urma analizei mediului de marketing. Firma de exercițiu se constituie la nivel virtual dar respectă în mod real uzanţele legale din domeniul autorizării constituirii şi funcţionării unei societăţi
Analiza mediului extern | Un punct forte al exersării competenţelor în firma de exercițiu este reprezentat de politica şi strategia de marketing în vederea asigurării viabilităţii ideii de afaceri. În acest sens se urmăresc aspecte esențiale, precum: • satisfacerea unei nevoi; • integrarea pe piață; • produse/servicii de calitate; • prețuri atractive; • clienţi mulțumiţi. Politica şi strategia firmei, pe termen scurt şi lung, sunt influențate de mediul de marketing prin cele două componente: macromediul şi micromediul. |
Macromediul
(climatul general în care se | Reprezintă ansamblul de variabile, factori şi forţe, necontrolabile de către firmă care acționează indirect, pe termen lung şi cu o intensitate mai slabă asupra activității întreprinderii. Este alcătuit din: Mediul socio-cultural (Mediul cultural, mediul consumatorului final) Mediul economic (Veniturile şi puterea de cumpărare, Structura bugetului de cheltuieli, Recesiunea, taxele, impozitele, contribuțiile, inflația etc.) Mediul natural-tehnologic (Criza materiilor prime, creșterea costului energiei, creșterea poluării etc.) Mediul politic-legislativ (Protecţia consumatorilor, protecția concurenţei) Mediul informațional (Informațiile, analizele, datele
|
Micromediul
(factori interni
| -intern Firma însăşi (Organizarea producției/ -extern Clienții ( Piețe de consum, piețe industriale, Furnizorii ( Furnizori naționali și internaționali) Concurenții (direcți, indirecți, înlocuitori, debutanți) Intermediarii (intermediarii comerciali, Agenții de intermediere, Organizații facilitatoare) Organisme publice (Mediile de comunicare în masă: televiziunea, radio, etc., personalul propriu) |
Firma de exerciţiu este o firmă virtuală, care are un obiect de activitate stabilit pe baza unui studiu de piaţă încadrat conform clasificării activităților din economia națională (codurile CAEN armonizate cu NACE- Nomenclatorul Activităților din Comunitatea Europeană).
Forma juridică influențează organizarea firmei, respectiv:
• numărul de persoane asociate;
• capitalul social;
• aporturile la capital;
• procedura
• etc.
În mediul real de afaceri există societăţi comerciale autorizate ca SA, SRL, SCS, SCA şi SNC. Cele mai multe societăţi comerciale sunt organizate sub forma de SRL- societate cu răspundere limitată.
Forma juridică a firmei de exerciţiu are la bază modelul societăţii comerciale din mediul real. Societățile comerciale, în majoritatea cazurilor, se autorizează ca SRL, urmând ca în viitor să se transforme în SA pe măsură ce se extinde firma.
Potrivit legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, există următoarele forme:
| CARACTERISTICI | AVANTAJE | DEZAVANTAJE |
SNC | • minim 2 persoane se asociază pe baza deplinei încrederi è societate de persoane (patrimoniul și persoana asociatului devin componente alte personalității juridice ) • capitalul social este alcătuit din părți sociale • asociații răspund nelimitat și solidar | Garanție mare a societății dată de patrimoniu și asociați
Asociații au încredere unii în alții oferind garanție terților | Nu se pretează la întreprinderi mari |
SCS | • minim 2 persoane se asociază pe baza deplinei încrederi è societate de persoane (patrimoniul și persoana asociatului devin componente alte personalității juridice ) • capitalul social (min 200 lei) este alcătuit din părți sociale • există 2 categorii de asociați: – comanditari (aduc aportul) și răspund în limita aportului – comanditați (administrează firma) și răspund nelimitat și solidar | Permite combinarea disponibilului de capital al unei persoane cu aptitudinea altora de a-l exploata
Permite punerea în valoare a brevetelor și invențiilor | Nu are durată mare de funcționare și nici capital mare
Dispariția unui asociat duce la dizolvarea firmei |
SCA | • se asociază minim 2 persoane – comanditari (aduc aportul) și răspund în limita aportului – comanditați (administrează firma) și răspund nelimitat și solidar
• comanditarul contribuie la formarea capitalului social (val min de 25000 €) care este împărțit în acțiuni è societate de capital (patrimoniul fiind singura componentă a personalității juridice)
| Permite combinarea disponibilului de capital al unei persoane cu aptitudinea altora de a-l exploata
Acțiunile pot fi vândute fără ca societatea să se desființeze | Nu se folosește pentru societățile cu volum mare de capital |
SA | • minim 5 persoane, numite acționari, contribuie la formarea capitalului social (val min de 25000 €) care este împărțit în acțiuni è societate de capital (patrimoniul fiind singura componentă a personalității juridice) • acționarii răspund doar în limita aportului • acțiunile sunt transmisibile (se vând la bursă)
| Permite constituirea unui capital important ca volum
Societatea poate funcționa chiar dacă unii acționari își vând acțiunile | Dificultăți în conducerea societății când nu există un deținător majoritar al acțiunilor |
SRL | • una, două sau mai multe persoane (max50), numite asociați, contribuie la formarea capitalului social (val min de 200 lei) care este împărțit în părți sociale è societate hibrid (de capitaluri – patrimoniul fiind singura componentă a personalității juridice) • asociații au răspunderea limitată la aportul adus • părțile sociale nu sunt transmisibile altor persoane | Răspunderea asociaților este numai în limita aportului
În cazul dispariției unui asociat, societatea nu se dizolvă | Credibilitate redusă în fața partenerilor de afaceri
Nu se pretează la întreprinderi mari |
Tipuri de FE
Tip firmă
|
Descriere |
Clasa: |
FE | Firma nu a fost înregistrată niciodată pe site-ul ROCT
Necesită completarea tuturor documentelor de înființare
|
a XI-a |
FE continuată | Firma este continuată de aceiași elevi care au înființat-o sau preluat-o în anul precedent
Necesită doar completarea formularului de înregistrare în baza ROCT pentru anul curent
| a XII-a |
FE | Firma a fost înregistrată pe site-ul ROCT în anii precedenți, iar acum este preluată de la foștii absolvenți
Necesită completarea parțială a documentelor de înființare
| a XI-a |
Înființarea unei firme de exercițiu | |
1. | – Se verifică dacă nu există alte firme de exercițiu în rețeaua ROCT cu aceeași denumire Atenție! Denumirea noii firme trebuie să difere cu cel puțin cinci caractere de alte denumiri ale FE existente în rețeaua ROCT. Aceasta poate conține cuvinte sau expresii ce se regăsesc în denumirea
– Se completează documentul Cerere de rezervare denumire, în care se înscriu 3 denumiri în ordinea preferințelor. – Se trimite documentul completat, prin email, la adresa
|
2. | – Formular de înregistrare în baza de date FE – Act constitutiv FE – Cerere de eliberare a cazierului fiscal FE – Cerere autorizare a funcționării FE – Contract de închiriere FE – Declarație privind autorizarea funcționării FE – Declarație FE – Formular pentru deschidere de cont FE – Specimen de semnături FE – Foaie de vărsământ – fiecare asociat trebuie să completeze câte o foaie de vărsământ
Formularele pot fi descărcate de pe platforma ROCT, din secţiunea Firme de exerciţiu – Documente
|
3. | – Reprezentanții firmei de exercițiu accesează în browser adresa www.roct.ro – În partea superioară a paginii se apasă link-ul “Cont nou”. – În noua pagină afișată se bifează opțiunea “Firmă de exercițiu”. Este afișat formularul de înregistrare – După completarea datelor în formular utilizatorul apasă butonul “Adaugă firmă”. – În acest moment datele din formularul de înregistrare sunt transmise către centrala ROCT, firma fiind înregistrată în sistem cu starea “Inactivă”.
|
4. | – Pe baza documentelor transmise de către firma de exercițiu, ROCT validează firma în rețea. Din acest moment firma începe să funcționeze , având posibilitatea să realizeze tranzacții virtuale și să participe la târguri naționale și internaționale desfășurate în România sau în alte țări.
La solicitarea firmei de exercițiu, ROCT va transmite scanat, prin email certificatul de înregistrare al firmei de exercițiu |
Continuarea firmei de exercițiu | |
1. | – – Se transmite, scanat,
Formularul pot fi descărcate de pe platforma ROCT, din secţiunea Firme de exerciţiu – Documente
|
2. | – –
|
Preluarea firmei de exercițiu | |
1. | – În cazul în care echipa de elevi care funcționează în firma de exercițiu se modifică (de regulă după 2 ani de funcționare) și există cont pe platforma ROCT, NU MAI TREBUIE CREAT ALT CONT; se va activa cel existent și vor fi actualizate informațiile existente în cont, pe baza documentelor de preluare scanate și trimise prin mail, la adresa firma.de.exercitiu@roct.ro.
|
2. | – Pentru ca firma de exercițiu să devină activă atât pe platforma roct.ro cât și în programul Firma de exercițiu, este necesară completarea documentelor de mai jos, verificarea acestora împreună cu profesorul coordonator și transmiterea lor, scanate și prin e-mail, la adresa firma.de.exercitiu@roct.ro.
– Formulare – Act adițional la actul constitutiv – Cerere de eliberare a cazierului fiscal pentru firma de exercițiu – Contract de cesiune pentru firma de exercițiu – Contract de închiriere pentru firma de exercițiu – Formular pentru înregistrarea în baza de date Formularele pot fi descărcate de pe platforma ROCT, din
|
3. | – Pe baza documentelor transmise de către firma de exercițiu, ROCT activează firma de exercițiu în rețea. Din acest moment firma începe să funcționeze cu alți acționari, alături de celelalte firme, având posibilitatea să realizeze tranzacții virtuale și să participe la târguri ale firmelor de exercițiu din țară și străinătate.
|
Într-o economie de piaţă apar şi dispar un număr foarte mare de societăţi. Crearea de noi afaceri este un fenomen „natural” al oricărei economii sănătoase în care există libertatea inițiativei economice private; este un proces normal determinat de ciclul de viaţă al firmei, de condițiile mediului economic, social, geografic şi politic.
Acelaşi lucru se întâmplă şi pe piaţa virtuală a firmelor de exerciţiu. Acestea parcurg, în existenţa lor, un ciclu format din patru etape:
1. înfiinţare (lansare);
2. dezvoltare(creştere);
3. maturitate;
4. declin.
1. Faza de înființare | Se caracterizează prin faptul că firma de exerciţiu identifică şi valorifică o idee de afaceri nouă sau derivată din afacerea propriu-zisă. De exemplu, se decide introducerea unui nou produs pe piaţă în urma unor studii şi analize riguroase, ancorate în realitate, cu scopul accelerării vânzărilor şi obţinerii de profit.
|
2. Faza de dezvoltare (creștere) | Este caracteristică perioadei de implementare a ideii de afaceri. La început se înregistrează o creştere uşoară a vânzărilor, pe măsură ce ideea de afaceri se extinde. Profiturile sunt mici datorită cheltuielilor ridicate de pregătire şi lansare. Insistând pe îmbunătăţirea produsului, promovare, distribuție şi preţ, firma de exerciţiu poate obține o poziție dominantă pe piaţa virtuală.
|
3. Faza de maturitate | Este perioada de încetinire a ritmului vânzărilor, deoarece produsul a fost acceptat de majoritatea cumpărătorilor potențiali. Profitul scade datorită creşterii cheltuielilor de marketing efectuate pentru contracararea concurenţei. Oferta fiind mare iar cererea constantă, preţurile produselor scad. Se are în vedere îmbunătăţirea caracteristicilor produselor şi susţinerea acestora prin campanii de promovare.
|
4. Faza de declin | Este perioada când vânzările şi profiturile scad într-un ritm rapid. Acestea pot ajunge la zero sau pot scădea până la un nivel la care să rămână mult timp sub valorile estimate iniţial. În acest caz singura soluţie rămâne micşorarea preţurilor şi a cheltuielilor legate de personal, promovare, distribuţie. Echipa managerială a firmei de exerciţiu analizează situaţia existentă şi se orientează spre una din posibilele decizii: • suspendarea activităţii în firma de exerciţiu; • lichidarea voluntară a firmei de exerciţiu; • cesiunea de părţi sociale; • schimbarea/extinderea obiectului de activitate |
Este important ca angajaţii din firma de exerciţiu să anticipeze dificultăţile fiecărei
etape şi să identifice măsurile care se pot lua pentru redresarea acestora.
Elevii angajaţi în firmele de exerciţiu, respectiv viitorii angajati/antreprenori trebuie să
fie pregătiţi pentru a face faţă cu succes oricărei situaţii.
1. Definirea și elementele componente ale structurii organizatorice
Definire:
Structura organizatorică a unei agenţii de turism reprezintă ansamblul compartimentelor existente într-o întreprindere şi relaţiilor dintre acestea
Elemente componente
a. Postul = ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin unui salariat pe o perioadă determinată de timp.
Sarcinile sunt procese de muncă simple sau complexe, care revin angajatului
Competenţele reprezintă capacitatea de a îndeplini sarcinile. Pot fi: profesionale și formale
Responsabilităţile reflectă atitudinea angajatului faţă de sarcinile ce derivă din obiectivele fiecărui post.
b. Funcția = totalitatea posturilor care au sarcini şi atribuţii omogene din punctul de vedere al naturii şi complexităţii lor şi care sunt în subordinea unei persoane din structura organizatorică a unităţii.
de conducere: director, director/asistent al diferitelor compartimente: programe, turism intern, turism internaţional, ticketing, marketing, comercial, contabil şef
de execuție: agent de turism, referent, agent de ticketing, ghid, secretară, contabil
c. Compartimentul = ansamblul persoanelor care efectuează activităţi omogene şi/sau complementare şi care contribuie la realizarea aceloraşi obiective derivate, fiind subordonate nemijlocit aceluiaşi manager
birouri
servicii
oficii
secții
În funcţie de obiectivele atribuite compartimentele pot fi:
operaționale: Turism intern, Incoming, Outgoing, Evenimente,Ticketing, Vânzări
funcționale: Financiar-contabil, Marketing, Administrativ, Resurse umane, IT-Programare, Relaţii publice
d. Nivelurile ierarhice – sunt alcătuite din ansamblul subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă ierarhică faţă de managementul de vârf al firmei.
e. Ponderea ierarhică reprezintă numărul de angajaţi aflaţi în subordinea directă a unui cadru de conducere.
f. Relaţiile organizatorice sunt alcătuite din ansamblul legăturilor care se stabilesc între componentele structurii organizatorice.
Relațiile organizatorice pot fi:
- Relații de autoritate – sunt obligatorii fiind instituite de conducerea întreprinderii prin diferite acte sau norme elaborate: ROF, ROI. Acestea pot fi:
- ierarhice stabilesc raporturile dintre funcţiile de conducere şi cele subordonate.
funcționale – se stabilesc între două compartimente (unul funcţional şi altul operaţional), dintre care unul are asupra celuilalt o autoritate funcţională (de competenţă), în virtutea specializării pe care o are compartimentul respectiv; Aceste relații sunt complementare celor ierarhice și se materializează în sugestii, indicaţii, regulamente, reglementări, avize, consultanţă, oferite celorlalte compartimente;
de stat major apar atunci când unor persoane sau unor grupuri li se încredinţează de către managerul întreprinderii sarcina soluţionării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau ale mai multor compartimente.
- Relaţiile de cooperare se stabilesc, de regulă, între compartimentele de pe acelaşi nivel ierarhic, dar care aparţin unor sectoare diferite, în scopul realizării în comun a unor acţiuni complexe.
Relaţiile de control se stabilesc între compartimentele/salariaţii care au ca atribuţii efectuarea controlului (financiar contabil, de calitate, CTC, CFI etc.) şi celelalte compartimente.
Relaţiile de reprezentare se stabilesc între compartimente şi persoane de pe niveluri ierarhice diferite, pe de o parte, şi clienţi şi reprezentanţii altor întreprinderi, furnizori, prescriptori, administraţie locală, pe de altă parte.
2. Etapele de analiză, concepţie şi proiectare a unei structuri organizatorice
- Stabilirea funcţiunilor întreprinderii şi crearea unui model al structurii ei funcţionale (funcţiunii, activităţi, servicii, operaţii);
- Evaluarea volumului de muncă la nivel de activităţi, atribuții, sarcini, operații;
- Definirea şi descrierea iniţială a posturilor de structură;
- Definirea compartimentelor structurii (secţii, birouri, servicii, departamente, divizii etc.);
- Stabilirea tipurilor de relaţii din structură;
- Integrarea tuturor elementelor într-o concepţie unitară şi elaborarea organigramei;
3. Reguli de întocmire a organigramelor
Definiție: Reprezentarea schematică a structurii organizatorice poartă denumirea de ORGANIGRAMĂ
■ Fiecare post de conducere sau compartiment va fi reprezentat prin intermediul unei căsuţe dreptunghiulare.
■ Mărimea dreptunghiurilor trebuie să reflecte importanţa obiectivelor, a sarcinilor şi a responsabilităţilor implicate.
De exemplu: serviciile vor fi ilustrate prin dreptunghiuri mai mari decât cele prin care se vor reprezenta birourile.
■ Dreptunghiurile vor fi plasate astfel încât să reflecte nivelurile ierarhice de subordonare. Toate posturile şi compartimentele aflate pe acelaşi nivel ierarhic vor fi plasate pe acelaşi plan orizontal, la aceeaşi distanţă de conducerea agenţiei.
■ Dreptunghiurile reprezentând posturile sau compartimentele vor fi legate prin linii:
● cele de pe verticală ilustrează relaţiile de subordonare;
● cele de pe orizontală ilustrează relaţiile de colaborare pe acelaşi nivel ierarhic.
■ Pentru fiecare compartiment, trebuie să se specifice numărul total de persoane, precum şi numărul de persoane cu funcţii de conducere şi de persoane cu funcţii de execuţie.
■ Suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie să fie suficient de mare pentru a nu diviza graficul.
Organizarea procesuală a unei agenţii de turism are ca scop realizarea obiectivelor, ca raţiune a înfiinţării şi funcţionării acesteia. De aceea, conţinutul organizării procesuale şi modul de manifestare a acesteia sunt condiţionate de caracteristicile obiectivelor pe termen lung, mediu şi scurt ale agenţiei de turism.
1. Definiţie şi elemente componente
Organizarea procesuală a unei agenţii de turism trebuie să pornească de la sistemul său de obiective care reprezintă caracterizări calitative şi/sau cantitative ale scopurilor propuse.
Prin organizarea procesuală a agenţiei de turism se înţelege stabilirea principalelor procese necesare realizării ansamblului de obiective ale acesteia.
Sistemul de obiective al unei agenţii de turism poate fi divizat în următoarele categorii:
· Obiective fundamentale (generale) care exprimă scopuri principale urmărite de agenţia de turism în ansamblul său şi se referă la perioade mai îndelungate de timp.
· Obiective derivate de gradul I (obiective principale) care se deduc direct din obiectivele fundamentale, iar realizarea lor implică o parte din procesele de muncă desfăşurate în agenţie.
· Obiective derivate de gradul II (obiective secundare) care se deduc nemijlocit din obiectivele derivate de gradul I şi sunt caracterizate prin implicarea în realizarea lor a unor procese de muncă restrânse, cu aceleaşi caracteristici esenţiale.
· Obiective specifice care sintetizează utilitatea unor lucrări ce contribuie la realizarea obiectivelor derivate.
· Obiective individuale care reprezintă obiective specifice pentru fiecare salariat al agenţiei.
În vederea realizării obiectivelor propuse, agenţia de turism trebuie să îndeplinească anumite funcţiuni, fiind necesar ca fiecare dintre acestea să se afle în subordinea unui centru de decizie care să o gestioneze.
2. Efectele organizării procesuale
Organizarea procesuală a agenţiei de turism are ca efect delimitarea şi definirea funcţiunilor agenţiei de turism şi a componentelor acestora: activităţile, atribuţiile şi sarcinile.
Funcţiunea reprezintă totalitatea activităţilor omogene şi/sau complementare desfăşurate de un personal de o anumită specialitate, în scopul realizării obiectivelor derivate de gradul I.
Activitatea reprezintă totalitatea atribuţiilor omogene realizate de un personal specializat într-un domeniu mai restrâns, în vederea îndeplinirii unor obiectivelor derivate de gradul II. Activitatea are o sferă mai redusă decât funcţiunea, fiind caracterizată prin omogenitatea mai pronunţată a pregătirii personalului implicat în realizarea obiectivelor.
Atribuţia reprezintă ansamblul sarcinilor executate periodic de un personal ce are cunoştinţe specifice unui domeniu restrâns contribuind la realizarea unui obiectiv specific, rezultat din obiectivele derivate.
Sarcina reprezintă componenta de bază (elementară) a unui proces de muncă simplu sau complex, desfăşurat în scopul îndeplinirii unui obiectiv individual ce este atribuit, de regulă, unei singure persoane.
Componentele organizării procesuale au un caracter dinamic, conţinutul lor schimbându-se o dată cu evoluţia agenţiei de turism şi cu dezvoltarea economiei.
3. Sistemul organizării procesuale
O latură importantă a obiectului de studiu al organizării agenţiei de turism este studierea funcţiunilor acesteia şi a modului său de funcţionare.
Domeniile concrete în care se exercită autoritatea formează funcţiunile întreprinderii, fiecare funcţiune referindu-se la gruparea unor activităţi omogene.[1]
În cadrul unei agenţii de turism pot fi definite şase funcţiuni de bază care grupează activităţile specifice acesteia:
Funcţiunea de cercetare-dezvoltare – cuprinde ansamblul acţiunilor prin care agenţia de turism îşi perfecţionează continuu produsele şi serviciile turistice.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– activităţi de modelare a produselor turistice, cum ar fi îmbogăţirea gamei de prestaţii, organizarea reţelei de agenţii de turism;
– activităţi de creaţie-inovaţie, care au loc la lansarea pe piaţă a unor noi produse sau servicii;
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii de cercetare-dezvoltare sunt grupate în biroul Dezvoltare şi biroul Tarife şi documentare
Funcţiunea de producţie – cuprinde totalitatea activităţilor desfăşurate într-o înlănţuire logică de tehnologii pentru obţinerea produsului turistic.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– conceperea şi lansarea noilor produse şi servicii turistice;
– menţinerea în condiţii optime a parcului de maşini şi a clădirii;
– activitatea de transport turistic;
– respectarea normelor de tehnică a securităţii muncii;
– organizarea proceselor de muncă.
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii de producţie sunt grupate în biroul Transporturi şi biroul Turism.
Funcţiunea comercială – cuprinde ansamblul activităţilor desfăşurate de către agenţia de turism în vederea achiziţionării şi vânzării de produse turistice şi servicii.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– identificarea, selecţionarea furnizorilor şi negocierea cu aceştia;
– cunoaşterea pieţei produselor turistice;
– fixarea tarifelor de vânzare a produselor turistice;
– alegerea formelor de vânzare;
– atingerea unei cote de piaţă;
– asigurarea rentabilităţii comerciale;
Buna organizare a activităţilor de aprovizionare implică desfăşurarea unei activităţi bine structurate, complexe de identificare şi descriere a produsului dorit (specificaţia de produs), totul corelat cu studiul atent al potenţialilor furnizori. Această activitate este plină de responsabilitate şi se reflectă în plan financiar, conducând atât la raţionalizarea cheltuielilor acestui compartiment, cât şi la creşterea sau scăderea profitului înregistrat de întreaga organizaţie. Legat de buna organizare şi desfăşurare a aprovizionării, tot mai multă atenţie este acordată achiziţiei.[2]
În cazul agenţiei de turism, achiziţia implică atât cumpărarea diferitelor servicii în vederea conceperii propriilor produse turistice (cu scopul de a le vinde mai departe clienţilor-turişti) cât şi a echipamentelor şi serviciilor necesare desfăşurării activităţii turistice (în cantitatea potrivită, la un preţ rezonabil, la timpul potrivit şi de la furnizorul potrivit).
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii comerciale sunt grupate în birourile: Transporturi, Ticketing, Turism şi Vânzări.
Funcţiunea de marketing – cuprinde ansamblul activităţilor prin care se asigură studierea pieţei turistice, cunoaşterea necesităţilor şi comportamentului consumatorilor în vederea proiectării mijloacelor şi eforturilor agenţiei de turism astfel încât să obţină maxim de profit.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– efectuarea studiilor de piaţă;
– realizarea promovării produselor turistice;
– formularea strategiilor de concurenţă cu alte agenţii de turism;
– propunerea de modalităţi în vederea accelerării şi amplificării vânzării produselor turistice;
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii de marketing sunt grupate în biroul Marketing, biroul Publicitate şi biroul Difuzare şi fişier general.
Funcţiunea financiar – contabilă şi administrativă – reuneşte totalitatea activităţilor prin care se obţin, se utilizează şi se înregistrează mijloacele financiare necesare desfăşurării activităţii de ansamblu a agenţiei de turism, precum şi evidenţa valorică a acestora.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– plata furnizorilor, a prestatorilor de servicii şi a forţei de muncă angajate ;
– încasarea contravalorii serviciilor prestate;
– întocmirea documentelor contabile;
– stabilirea impozitelor conform legislaţiei în vigoare;
– efectuarea inventarierii periodice;
– asigurarea circulaţiei corespondenţei;
– întocmirea necesarului de aprovizionare cu materiale de întreţinere, piese de schimb, rechizite de birou pentru administrarea agenţiei de turism.
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii financiar-contabile şi administrative sunt grupate în biroul Financiar-contabil, biroul Administrativ şi biroul Secretariat.
Funcţiunea de personal – cuprinde ansamblul activităţilor privind asigurarea, perfecţionarea, protecţia şi motivarea resursele umane din cadrul agenţiei de turism.
Activităţile specifice acestei funcţiuni sunt:
– stabilirea necesarului de personal;
– recrutarea, selecţionarea şi angajarea personalului;
– formarea şi perfecţionarea personalului
– evaluarea şi promovarea personalului;
– asigurarea protecţiei salariaţilor.
În cadrul agenţiei de turism aceste activităţi specifice funcţiunii de personal sunt grupate în biroul Resurse umane.
În practică se constată existenţa unei interdependenţe între aceste funcţiuni care se completează formând sistemul organizării procesuale ca bază fundamentală a constituirii şi funcţionării agenţiei de turism.
Modul de organizare procesuală adoptat de fiecare agenţie de turism cuprinde, din totalul funcţiunilor prezentate, numai acele funcţiuni care se justifică prin natura activităţii şi prin dimensiunea unităţii, astfel încât obiectivele generale avute în vedere să se realizeze în cele mai bune condiţii de eficienţă.
SISTEMUL INFORMAȚIONAL
În general, sistemul reprezintă un ansamblu de elemente, dependente între ele, care formează un tot organizat și care funcționează împreună în scopul realizării unui obiectiv final comun.
În cadrul unui sistem interacționează trei componente de bază:
- intrările – orice sistem este supus acțiunii mediului în care se află, acțiune care se manifestă sub forma intrărilor;
- procesările (prelucrările) – transformarea înglobează ansamblul proceselor prin care din intrări se obțin ieșiri;
- ieșirile – rezultatele proceselor care au loc în cadrul sistemelor.
Sistemul informațional al unei întreprinderi este un sistem care înglobează toate componentele unei organizații.
Rolul său ține de derularea următoarelor activități:
- Culegerea datelor;
- Transmiterea datelor la punctele de prelucrare prin canalele informaționale;
- Prelucarea datelor în vederea obținerii informațiilor necesare în procesul decizional;
- Stocarea datelor;
- Adoptarea deciziilor și transmiterea lor la organele de execuție;
- Asigurarea controlului și urmărirea înfăptuirii deciziilor.
Principalele tipuri de sisteme informaționale existente într-o întreprindere sunt:
- Sistemul informațional contabil;
- Sistemul informațional financiar;
- Sistemul informațional de resurse umane;
- Sistemul informațional de vânzări și marketing;
- Sistemul informațional de producție și servicii.
Sistemul informațional contabil este un set de resurse umane și de capital care se ocupă de pregătirea informațiilor contabile și de informațiile obținute prin colectarea și prelucrarea tranzacțiilor economice (ex. WinMentor, Ciel, SmartBill).
Sistemul informațional financiar este un set de resurse umane și de capital care se ocupă de corelarea informației contabile cu decizia financiară.
În majoritatea cazurilor se vorbește de un sistem informațional financiar-contabil (ex. Pionier).
Sistemul informațional de resurse umane acoperă, ca arie, salarizarea și politica de personal a firmei. Funcțiunea de personal (resurse umane) are în vedere angajarea, instruirea (pregătirea), salarizarea și recompensarea angajaților unei organizații.
Într-o succesiune logică, activitățile vizează:
- selecția și recrutarea salariaților, evaluarea pregătirii și competențelor acestora pentru posturile disponibile;
- salarizarea personalului;
- pregătirea și perfecționarea personalului;
- recompensarea și premierea personalului;
- activități specifice în cazul terminării contractelor de muncă prin demisie, concediere ori pensionare.
Cercetarea de piata este cruciala în actualul mediu de afaceri competitional.
În aria sistemului informațional de vânzări și de marketing se regăsesc urmatoarele activități:
- publicitatea și promovarea;
- studiile de piață;
- managementul pe produs;
- previziunea și direcționarea vânzărilor .
Sistemul informațional de producție și de servicii sprijină:
- planificarea și urmărirea producției;
- planificarea necesarului de materiale;
- planificarea și urmărirea consumurilor și costurilor;
- proiectarea și fabricația asistată pe calculator;
- gestiunea stocurilor.
CIRCUITUL INFORMAȚIONAL ȘI FLUXUL INFORMAȚIONAL
Circuitul informaţional este drumul parcurs de informaţie din momentul apariţiei şi/sau generării şi până la clasare, distrugere sau arhivare.
După traiectoria informaţiei, există:
- circuite informaţionale verticale, care asigură transmiterea informaţiei fie ascendent, fie descendent între nivelele care au relaţii informaţionale directe;
- circuite informaţionale orizontale, care asigură schimbul de informaţie se realizează între persoane, compartimente şi/sau departamente de pe acelaşi nivel ierarhic;
- circuite informaţionale oblice, prin care informaţia se transmite între persoane compartimente şi/sau departamente aflate pe nivele diferite şi care nu au relaţii de subordonare ierarhică.
După sfera de cuprindere există:
- circuite informaţionale interne– care au atât sursa, cât şi receptorul în interiorul unităţii economice respective;
- circuite informaţionale cu emiţător extern, unde informaţia se generează din afara unităţii (de obicei, din suprasisteme sau din mediul economic de colaborare) şi parcurge circuitul informaţional în interiorul unităţii, receptorul final fiind în interiorul unităţii;
- circuite informaţionale cu receptor extern, unde informaţia se generează în interiorul unităţii, parcurge circuitul informaţional din interiorul unităţii şi are ca receptor final unul extern (reprezentat de suprasistem sau de un colaborator).
Fluxul informaţional reprezintă un ansamblu de circuite informaţionale cu caracteristici şi naturi asemănătoare care circulă în cadrul unui sistem informaţional.
Fluxurile informaţionale se clasifică după numeroase criterii.
După frecvenţa transmiterii informaţiei sunt:
- fluxuri informaţionale permanente: permit transmiterea informaţiei zilnic sau de mai multe ori pe zi;
- fluxuri informaţionale periodice: permit transmiterea periodică (ex.: cu periodicitate de decadă, lună, trimestru, etc.) a informaţiei, fiind utilizate în procesele economice cu caracter secvenţial;
- fluxuri informaţionale ocazionale: apar ocazional, aleator.
După direcţia de vehiculare a informaţiei, se disting:
- fluxuri informaţionale ascendente: asigură transmiterea informaţiei dinspre factorii executori spre factorii de decizie sau spre factorii de raportare a realizărilor spre suprasisteme;
- fluxuri informaţionale descendente: asigură transmiterea informaţiei dinspre nivelele superioare de decizie spre nivelele inferioare de execuţie;
- fluxuri informaţionale orizontale: asigură transmiterea informaţiei pe acelaşi nivel ierarhic cu scopul realizării colaborării, cooperării şi informării.
În diversele etape parcurse în cadrul circuitelor şi fluxurilor informaţionale, informaţia suferă procesări şi prelucrări intermediare. În acest context analiza atentă a schimburilor informaţionale devine importantă pentru proiectarea şi eficientizarea sistemelor informaţionale.
Video – Rezervarea denumirii firmei de exercițiu
Video – Înregistrarea firmei de exercițiu la ROCT